Privacy Policy / Datenschutzerklärung

1. Overview

This Privacy Policy explains how CoachScape processes personal data when users visit the CoachScape website, create an account, use platform features, interact with AI-supported functions, submit content, communicate through the platform, or otherwise use CoachScape.

CoachScape is operated by flowedoo slu, established in the Principality of Andorra.

This Privacy Policy should be read together with the Legal Notice, Terms of Use, Cookie Policy, and AI Disclosure.

2. Controller

The controller responsible for the processing of personal data in connection with CoachScape is:

flowedoo slu

Av. Rocafort, Ed. R-15

Planta 5, Porta 5

AD600 Sant Julià de Lòria

Principat d'Andorra

Email: hello@coachscape.net

Website: https://coachscape.net

For privacy, legal, and platform-related inquiries, users may contact CoachScape by email.

3. Scope of this Privacy Policy

This Privacy Policy applies to the CoachScape website and platform, including public pages, registered user areas, profiles, content features, AI-supported features, communication features, uploads, emails, and related platform services.

This Privacy Policy does not apply to external websites, third-party services, or independent professional services offered by coaches, companies, institutes, or other providers outside the CoachScape platform. Such third parties are responsible for their own data processing practices.

4. Categories of users

CoachScape may process personal data relating to different categories of users, including:

• visitors to the website,
• registered users,
• Explorers,
• Coaches,
• Companies and Institutes,
• team members of professional accounts,
• content contributors,
• people invited to CoachScape,
• people communicating with CoachScape,
• administrators and support users.

Different categories of users may use different platform features and therefore different categories of personal data may be processed.

5. Categories of personal data processed

Depending on how a user interacts with CoachScape, the following categories of personal data may be processed.

5.1 Account and authentication data

This may include:

• name,
• email address,
• account type or user role,
• login and authentication information,
• onboarding status,
• account settings,
• language preferences,
• technical session data,
• account cancellation or deletion request information.

Authentication and account access may be handled through the technical platform infrastructure used by CoachScape.

5.2 Profile data

For users who create profiles, CoachScape may process profile-related data such as:

• profile name,
• biography or description,
• role or professional title,
• profile image,
• cover image,
• areas of expertise,
• services or offers,
• qualifications or professional information,
• company or institute information,
• location or market information if provided,
• links or public contact information if provided.

Provider profiles, such as Coach, Company, or Institute profiles, may be publicly visible depending on the account type and platform settings.

Explorer profiles are intended to be private unless a feature explicitly states otherwise.

5.3 Content and user-generated content

CoachScape may process content submitted by users, including:

• articles,
• posts,
• comments,
• toolbox items,
• white papers,
• knowledge collection submissions,
• encyclopedia suggestions,
• event or training information,
• profile content,
• uploaded files,
• images,
• videos,
• documents,
• feedback,
• moderation-related information.

Users are responsible for ensuring that they have the necessary rights and permissions to submit and publish content on CoachScape.

5.4 Communication data

CoachScape may process communication data, including:

• messages between users,
• conversations,
• platform notifications,
• email notifications,
• invitations,
• feedback messages,
• support inquiries,
• legal or privacy inquiries,
• administrative communications.

5.5 Activity, preference, and personalization data

CoachScape may process activity and preference data to provide platform functionality, improve user experience, or personalize content where appropriate.

This may include:

• saved items,
• followed profiles or topics,
• connections,
• topic views where analytics consent has been given,
• guidance card interactions,
• language preferences,
• content preferences,
• consent preferences,
• newsletter preferences.

Certain activity tracking is only performed where the user has given the relevant consent. Some functional interaction data may be processed where it is needed to provide or remember a user-requested platform feature.

5.6 AI interaction data

When users interact with AI-supported features, CoachScape may process:

• user prompts or questions,
• previous messages within the same AI interaction where applicable,
• relevant platform content used to generate a response,
• language preferences,
• saved items or contextual platform information where used for personalization,
• technical metadata needed to provide the AI function.

Users should not enter highly sensitive personal data into AI-supported features unless this is clearly necessary and appropriate.

Further information is available in the AI Disclosure.

5.7 Upload and file data

Where users upload files, CoachScape may process:

• uploaded documents,
• images,
• videos,
• thumbnails,
• profile pictures,
• cover images,
• file names,
• file types,
• file URLs,
• metadata related to upload and storage.

Users should avoid uploading files that contain sensitive personal data unless this is clearly necessary and appropriate for the relevant platform feature.

5.8 Technical data

When users access CoachScape, technical data may be processed, including:

• IP address,
• browser type and version,
• device information,
• operating system,
• access times,
• technical logs,
• error information,
• session information,
• security-related metadata,
• information stored in cookies, local storage, or similar technologies.

Further information about cookies and similar technologies is available in the Cookie Policy.

6. Purposes of processing

CoachScape processes personal data for the following purposes:

• providing and operating the website and platform,
• creating and managing user accounts,
• authenticating users and securing access,
• enabling different user roles and permissions,
• displaying public provider profiles,
• enabling users to save, follow, submit, upload, publish, or comment on content,
• enabling communication between users where available,
• reviewing and moderating submitted content,
• sending platform notifications, invitations, and service-related emails,
• sending newsletters where the user has consented or where another valid legal basis applies,
• providing AI-supported features,
• translating, summarizing, suggesting, or navigating content with AI support,
• remembering user preferences,
• saving unfinished drafts locally,
• improving the functionality, usability, and security of CoachScape,
• measuring platform usage where analytics consent has been given,
• preventing misuse, fraud, spam, or unauthorized access,
• responding to inquiries,
• complying with legal obligations,
• establishing, exercising, or defending legal claims.

7. Legal bases for processing

CoachScape processes personal data only where there is an appropriate legal basis.

Depending on the context, the legal bases may include:

7.1 Performance of a contract or pre-contractual measures

This applies where processing is necessary to provide the platform, user accounts, profile features, communication features, uploads, saved items, or other services requested by the user.

7.2 Consent

Consent may be used for:

• non-essential cookies and similar technologies,
• analytics where required,
• newsletter subscriptions,
• certain personalization features,
• optional communications,
• other optional features where consent is requested.

Users may withdraw consent where processing is based on consent.

7.3 Legitimate interests

CoachScape may process personal data based on legitimate interests, for example to:

• operate and improve the platform,
• protect security,
• prevent misuse,
• moderate content,
• respond to inquiries,
• maintain business records,
• understand aggregated platform usage where legally permitted,
• defend legal claims.

Where legitimate interests are used, CoachScape considers the rights and interests of users.

7.4 Legal obligations

CoachScape may process personal data where necessary to comply with legal obligations, regulatory requirements, accounting duties, tax obligations, documentation obligations, or lawful requests.

8. AI-supported processing

CoachScape may use AI-supported features to help users explore content, navigate knowledge resources, translate or summarize content, and receive informational responses.

AI-supported features may process user prompts, relevant platform content, conversation context, language preferences, and technical metadata.

CoachScape may use external AI model providers or AI infrastructure services through its technical platform. This means that user prompts and relevant context may be transmitted to such providers for processing.

AI-generated responses may be incomplete, inaccurate, outdated, misleading, or unsuitable for a specific situation. AI-supported features do not provide legal, medical, psychological, therapeutic, financial, tax, or other regulated professional advice.

CoachScape does not use AI features to make automated decisions that produce legal effects or similarly significant effects for users.

Further information is available in the AI Disclosure.

9. Cookies, local storage, and consent settings

CoachScape uses cookies, local storage, and similar technologies.

These technologies may be used for:

• authentication,
• security,
• technical platform operation,
• language preferences,
• local draft saving,
• consent settings,
• analytics where consent has been given,
• platform functionality.

Users can manage non-essential cookie and technology preferences through the CoachScape Cookie Settings.

CoachScape-controlled analytics and ExplorerActivity topic-view tracking are gated by analytics consent.

Some platform-level technical events from the underlying technical platform, such as initialization, heartbeat, or session-duration events, may occur as part of the operation of the technical platform. CoachScape documents this transparently and seeks to limit non-essential tracking where technically controllable.

CoachScape uses locally hosted font files for the main website typography. This means that the main fonts are loaded from CoachScape's own technical environment and not from Google Fonts servers at runtime.

Further information is available in the Cookie Policy.

10. Analytics and platform usage measurement

CoachScape may use analytics to understand how users interact with the platform and to improve features, content, usability, and user experience.

CoachScape-controlled analytics events are only triggered where the user has given analytics consent through the Cookie Settings.

Analytics events may include, for example, interactions with topic tiles, topic pages, subscription pages, or similar platform features.

Where analytics consent has not been given, CoachScape-controlled analytics events should not be triggered.

The underlying technical platform may still process limited platform-level technical telemetry needed for platform operation, such as initialization, heartbeat, or session-duration events. If additional control becomes available, CoachScape may adjust its consent implementation accordingly.

11. Emails and newsletters

CoachScape may send service-related emails, such as:

• account-related messages,
• platform notifications,
• invitation emails,
• submission or moderation notifications,
• support responses,
• legal or privacy communications.

CoachScape may also send newsletters or informational emails where the user has consented or where another valid legal basis applies.

Users should be able to unsubscribe from newsletters or withdraw marketing consent. Service-related emails that are necessary for account or platform operation may still be sent even if a user unsubscribes from newsletters.

Email delivery may be handled by an external email service provider, such as Resend or an equivalent provider.

12. Public profiles and public content

Certain information on CoachScape may be publicly visible, especially:

• Coach profiles,
• Company or Institute profiles,
• professional descriptions,
• public content submitted for publication,
• articles,
• toolbox items,
• white papers,
• events,
• trainings,
• comments or other public contributions where enabled.

Users should only publish information that they are comfortable making publicly visible and that they have the right to publish.

Explorer profiles are intended to be private unless a feature explicitly states otherwise.

13. User-generated content and moderation

Users may submit, upload, or publish content on CoachScape.

CoachScape may review, moderate, approve, reject, remove, restrict, or archive user-generated content where necessary to operate the platform, protect users, enforce platform rules, comply with law, or protect third-party rights.

Moderation data may include submitted content, review status, timestamps, reviewer information, rejection reasons, reports, and related communication.

14. Data sharing and service providers

CoachScape may share personal data with service providers where necessary to operate the platform.

Such providers may include:

• technical platform infrastructure providers,
• hosting providers,
• database and authentication providers,
• file and media storage providers,
• email delivery providers,
• AI model or AI infrastructure providers,
• analytics or telemetry providers where applicable,
• security, maintenance, or support providers,
• legal, tax, or professional advisers where necessary.

Service providers are expected to process personal data only as necessary to provide their services and subject to appropriate contractual or legal safeguards.

CoachScape does not sell personal data to advertisers.

15. International data transfers

CoachScape is operated from the Principality of Andorra and may use technical service providers that process data in other countries.

Where personal data is transferred internationally, CoachScape aims to ensure that appropriate safeguards are in place, depending on the destination country, provider, and applicable legal requirements.

Such safeguards may include adequacy decisions, standard contractual clauses, contractual commitments, or other legally recognized transfer mechanisms where applicable.

16. Data retention

CoachScape stores personal data only for as long as necessary for the purposes described in this Privacy Policy, unless a longer retention period is legally required or permitted.

Retention periods may depend on the type of data and the relevant purpose.

The following retention schedule provides an overview of typical retention periods for different categories of data:

When data is no longer needed, CoachScape may delete, anonymize, or restrict it, unless retention is required or permitted.

17. Account cancellation and deletion

Users may stop using CoachScape at any time.

Where account cancellation or deletion functionality is available, users may use that functionality or contact CoachScape by email.

When an account is deleted or cancelled, CoachScape may delete or anonymize personal data where appropriate.

Some data may be retained where necessary for legal obligations, documentation, security, dispute resolution, protection of third-party rights, or legitimate business purposes.

Published content, moderation records, or communication records may be handled separately depending on the context, rights involved, and platform rules.

18. User rights

Depending on applicable law, users may have rights regarding their personal data, including:

• the right to access personal data,
• the right to rectification of inaccurate data,
• the right to erasure,
• the right to restriction of processing,
• the right to data portability,
• the right to object to processing,
• the right to withdraw consent,
• the right to lodge a complaint with a competent data protection authority.

Users may contact CoachScape at hello@coachscape.net to exercise privacy rights.

CoachScape may need to verify the identity of the requesting person before responding to certain requests.

Some rights may be subject to legal limitations or exceptions.

19. Security

CoachScape uses technical and organizational measures intended to protect personal data against unauthorized access, loss, misuse, alteration, or disclosure.

These measures may include access controls, authentication mechanisms, role-based permissions, row-level security, secure platform infrastructure, and administrative review processes.

No digital service can guarantee absolute security. Users should use strong passwords, keep login credentials confidential, and inform CoachScape if they suspect unauthorized access to their account.

20. Children and minors

CoachScape is intended for adults and professional users.

CoachScape is not directed at children. Users should not create an account or submit personal data if they are not legally permitted to use the platform.

If CoachScape becomes aware that personal data of a child has been processed without appropriate legal basis or consent, CoachScape may delete or restrict such data.

21. External links

CoachScape may contain links to external websites, services, profiles, resources, or offers operated by third parties.

CoachScape is not responsible for the privacy practices, content, availability, or security of external websites or third-party services.

Users should review the privacy policies of external services before using them.

22. Changes to this Privacy Policy

CoachScape may update this Privacy Policy from time to time, for example to reflect changes in the platform, legal requirements, service providers, cookies, AI features, analytics, or business model.

The applicable version will be made available on the platform.

Where changes materially affect registered users, CoachScape may provide additional notice.

23. Contact

For privacy, legal, and platform-related inquiries, users may contact CoachScape by email:

Email: hello@coachscape.net

German version / Deutsche Fassung

Datenschutzerklärung

1. Überblick

Diese Datenschutzerklärung erklärt, wie CoachScape personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Nutzerinnen und Nutzer die CoachScape-Website besuchen, ein Konto erstellen, Plattformfunktionen nutzen, mit KI-unterstützten Funktionen interagieren, Inhalte einreichen, über die Plattform kommunizieren oder CoachScape anderweitig nutzen.

CoachScape wird von flowedoo slu mit Sitz im Fürstentum Andorra betrieben.

Diese Datenschutzerklärung sollte zusammen mit den Rechtlichen Hinweisen, den Nutzungsbedingungen, der Cookie-Richtlinie und der KI-Transparenz gelesen werden.

2. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit CoachScape ist:

flowedoo slu

Av. Rocafort, Ed. R-15

Planta 5, Porta 5

AD600 Sant Julià de Lòria

Principat d'Andorra

E-Mail: hello@coachscape.net

Website: https://coachscape.net

Für datenschutzbezogene, rechtliche und plattformbezogene Anfragen können Nutzerinnen und Nutzer CoachScape per E-Mail kontaktieren.

3. Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für die CoachScape-Website und -Plattform, einschließlich öffentlicher Seiten, registrierter Nutzerbereiche, Profile, Inhaltsfunktionen, KI-unterstützter Funktionen, Kommunikationsfunktionen, Uploads, E-Mails und damit verbundener Plattformdienste.

Diese Datenschutzerklärung gilt nicht für externe Websites, Dienste Dritter oder unabhängige professionelle Dienstleistungen, die von Coaches, Unternehmen, Instituten oder anderen Anbietern außerhalb der CoachScape-Plattform angeboten werden. Solche Dritten sind für ihre eigenen Datenverarbeitungspraktiken verantwortlich.

4. Kategorien von Nutzerinnen und Nutzern

CoachScape kann personenbezogene Daten verschiedener Nutzerkategorien verarbeiten, darunter:

• Besucherinnen und Besucher der Website,
• registrierte Nutzerinnen und Nutzer,
• Explorer,
• Coaches,
• Unternehmen und Institute,
• Teammitglieder professioneller Konten,
• Personen, die Inhalte beitragen,
• Personen, die zu CoachScape eingeladen werden,
• Personen, die mit CoachScape kommunizieren,
• Administratorinnen, Administratoren und Support-Nutzerinnen oder -Nutzer.

Je nach Nutzerkategorie können unterschiedliche Plattformfunktionen genutzt und daher unterschiedliche Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden.

5. Kategorien verarbeiteter personenbezogener Daten

Je nachdem, wie eine Nutzerin oder ein Nutzer mit CoachScape interagiert, können folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden.

5.1 Konto- und Authentifizierungsdaten

Dazu können gehören:

• Name,
• E-Mail-Adresse,
• Kontotyp oder Nutzerrolle,
• Login- und Authentifizierungsinformationen,
• Onboarding-Status,
• Kontoeinstellungen,
• Spracheinstellungen,
• technische Sitzungsdaten,
• Informationen zu Kontokündigung oder Löschanfragen.

Authentifizierung und Kontozugriff können über die technische Plattforminfrastruktur erfolgen, die CoachScape nutzt.

5.2 Profildaten

Bei Nutzerinnen und Nutzern, die Profile erstellen, kann CoachScape profilbezogene Daten verarbeiten, zum Beispiel:

• Profilname,
• Biografie oder Beschreibung,
• Rolle oder berufliche Bezeichnung,
• Profilbild,
• Titelbild,
• Fachgebiete,
• Dienstleistungen oder Angebote,
• Qualifikationen oder berufliche Informationen,
• Unternehmens- oder Institutsinformationen,
• Standort- oder Marktinformationen, sofern angegeben,
• Links oder öffentliche Kontaktinformationen, sofern angegeben.

Anbieterprofile, etwa Profile von Coaches, Unternehmen oder Instituten, können je nach Kontotyp und Plattform-Einstellungen öffentlich sichtbar sein.

Explorer-Profile sind als privat vorgesehen, sofern eine Funktion nicht ausdrücklich etwas anderes angibt.

5.3 Inhalte und nutzergenerierte Inhalte

CoachScape kann von Nutzerinnen und Nutzern eingereichte Inhalte verarbeiten, darunter:

• Artikel,
• Beiträge,
• Kommentare,
• Toolbox-Elemente,
• White Paper,
• Einreichungen für die Knowledge Collection,
• Vorschläge für die Enzyklopädie,
• Veranstaltungs- oder Trainingsinformationen,
• Profilinhalte,
• hochgeladene Dateien,
• Bilder,
• Videos,
• Dokumente,
• Feedback,
• moderationsbezogene Informationen.

Nutzerinnen und Nutzer sind dafür verantwortlich sicherzustellen, dass sie über die erforderlichen Rechte und Berechtigungen verfügen, um Inhalte auf CoachScape einzureichen und zu veröffentlichen.

5.4 Kommunikationsdaten

CoachScape kann Kommunikationsdaten verarbeiten, darunter:

• Nachrichten zwischen Nutzerinnen und Nutzern,
• Konversationen,
• Plattformbenachrichtigungen,
• E-Mail-Benachrichtigungen,
• Einladungen,
• Feedback-Nachrichten,
• Support-Anfragen,
• rechtliche oder datenschutzbezogene Anfragen,
• administrative Kommunikation.

5.5 Aktivitäts-, Präferenz- und Personalisierungsdaten

CoachScape kann Aktivitäts- und Präferenzdaten verarbeiten, um Plattformfunktionen bereitzustellen, die Nutzererfahrung zu verbessern oder Inhalte angemessen zu personalisieren.

Dazu können gehören:

• gespeicherte Inhalte,
• gefolgte Profile oder Themen,
• Verbindungen,
• Themenaufrufe, sofern eine Analyse-Einwilligung erteilt wurde,
• Interaktionen mit Guidance Cards,
• Spracheinstellungen,
• Inhaltspräferenzen,
• Einwilligungseinstellungen,
• Newsletter-Präferenzen.

Bestimmtes Aktivitätstracking erfolgt nur, wenn die Nutzerin oder der Nutzer die entsprechende Einwilligung erteilt hat. Bestimmte funktionale Interaktionsdaten können verarbeitet werden, wenn sie erforderlich sind, um eine von der Nutzerin oder dem Nutzer angeforderte Plattformfunktion bereitzustellen oder zu merken.

5.6 Daten aus KI-Interaktionen

Wenn Nutzerinnen und Nutzer mit KI-unterstützten Funktionen interagieren, kann CoachScape folgende Daten verarbeiten:

• Eingaben oder Fragen der Nutzerin oder des Nutzers,
• frühere Nachrichten innerhalb derselben KI-Interaktion, sofern relevant,
• relevante Plattforminhalte, die zur Generierung einer Antwort verwendet werden,
• Spracheinstellungen,
• gespeicherte Inhalte oder kontextbezogene Plattforminformationen, sofern diese zur Personalisierung genutzt werden,
• technische Metadaten, die zur Bereitstellung der KI-Funktion erforderlich sind.

Nutzerinnen und Nutzer sollten keine besonders sensiblen personenbezogenen Daten in KI-unterstützte Funktionen eingeben, sofern dies nicht eindeutig erforderlich und angemessen ist.

Weitere Informationen finden sich in der KI-Transparenz-Erklärung.

5.7 Upload- und Dateidaten

Wenn Nutzerinnen und Nutzer Dateien hochladen, kann CoachScape folgende Daten verarbeiten:

• hochgeladene Dokumente,
• Bilder,
• Videos,
• Vorschaubilder,
• Profilbilder,
• Titelbilder,
• Dateinamen,
• Dateitypen,
• Datei-URLs,
• Metadaten im Zusammenhang mit Upload und Speicherung.

Nutzerinnen und Nutzer sollten vermeiden, Dateien mit sensiblen personenbezogenen Daten hochzuladen, sofern dies nicht eindeutig erforderlich und für die jeweilige Plattformfunktion angemessen ist.

5.8 Technische Daten

Wenn Nutzerinnen und Nutzer auf CoachScape zugreifen, können technische Daten verarbeitet werden, darunter:

• IP-Adresse,
• Browsertyp und -version,
• Geräteinformationen,
• Betriebssystem,
• Zugriffszeiten,
• technische Protokolle,
• Fehlerinformationen,
• Sitzungsinformationen,
• sicherheitsbezogene Metadaten,
• Informationen, die in Cookies, Local Storage oder ähnlichen Technologien gespeichert werden.

Weitere Informationen zu Cookies und ähnlichen Technologien finden sich in der Cookie-Richtlinie.

6. Zwecke der Verarbeitung

CoachScape verarbeitet personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und Betrieb der Website und Plattform,
• Erstellung und Verwaltung von Nutzerkonten,
• Authentifizierung von Nutzerinnen und Nutzern und Sicherung des Zugangs,
• Ermöglichung unterschiedlicher Nutzerrollen und Berechtigungen,
• Anzeige öffentlicher Anbieterprofile,
• Ermöglichung des Speicherns, Folgens, Einreichens, Hochladens, Veröffentlichens oder Kommentierens von Inhalten,
• Ermöglichung der Kommunikation zwischen Nutzerinnen und Nutzern, soweit verfügbar,
• Prüfung und Moderation eingereichter Inhalte,
• Versand von Plattformbenachrichtigungen, Einladungen und servicebezogenen E-Mails,
• Versand von Newslettern, sofern eine Einwilligung erteilt wurde oder eine andere gültige Rechtsgrundlage besteht,
• Bereitstellung KI-unterstützter Funktionen,
• Übersetzung, Zusammenfassung, Vorschlag oder Navigation von Inhalten mit KI-Unterstützung,
• Speicherung von Präferenzen,
• lokales Speichern unfertiger Entwürfe,
• Verbesserung von Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit von CoachScape,
• Messung der Plattformnutzung, sofern eine Analyse-Einwilligung erteilt wurde,
• Verhinderung von Missbrauch, Betrug, Spam oder unbefugtem Zugriff,
• Beantwortung von Anfragen,
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen,
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

7. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

CoachScape verarbeitet personenbezogene Daten nur, wenn eine geeignete Rechtsgrundlage besteht.

Je nach Kontext können insbesondere folgende Rechtsgrundlagen gelten:

7.1 Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen

Dies gilt, wenn die Verarbeitung erforderlich ist, um die Plattform, Nutzerkonten, Profilfunktionen, Kommunikationsfunktionen, Uploads, gespeicherte Inhalte oder andere von der Nutzerin oder dem Nutzer angeforderte Dienste bereitzustellen.

7.2 Einwilligung

Eine Einwilligung kann verwendet werden für:

• nicht erforderliche Cookies und ähnliche Technologien,
• Analyse, soweit erforderlich,
• Newsletter-Abonnements,
• bestimmte Personalisierungsfunktionen,
• optionale Kommunikation,
• andere optionale Funktionen, für die eine Einwilligung eingeholt wird.

Nutzerinnen und Nutzer können eine Einwilligung widerrufen, wenn die Verarbeitung auf Einwilligung beruht.

7.3 Berechtigte Interessen

CoachScape kann personenbezogene Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, zum Beispiel um:

• die Plattform zu betreiben und zu verbessern,
• Sicherheit zu schützen,
• Missbrauch zu verhindern,
• Inhalte zu moderieren,
• Anfragen zu beantworten,
• Geschäftsunterlagen zu führen,
• aggregierte Plattformnutzung zu verstehen, soweit gesetzlich zulässig,
• Rechtsansprüche zu verteidigen.

Wenn berechtigte Interessen genutzt werden, berücksichtigt CoachScape die Rechte und Interessen der Nutzerinnen und Nutzer.

7.4 Rechtliche Verpflichtungen

CoachScape kann personenbezogene Daten verarbeiten, wenn dies erforderlich ist, um rechtliche Verpflichtungen, regulatorische Anforderungen, Buchführungspflichten, steuerliche Pflichten, Dokumentationspflichten oder rechtmäßige Anfragen zu erfüllen.

8. KI-unterstützte Verarbeitung

CoachScape kann KI-unterstützte Funktionen nutzen, um Nutzerinnen und Nutzer beim Erkunden von Inhalten, bei der Navigation durch Wissensressourcen, beim Übersetzen oder Zusammenfassen von Inhalten und beim Erhalten informativer Antworten zu unterstützen.

KI-unterstützte Funktionen können Nutzereingaben, relevante Plattforminhalte, Gesprächskontext, Spracheinstellungen und technische Metadaten verarbeiten.

CoachScape kann externe KI-Modellanbieter oder KI-Infrastrukturdienste über seine technische Plattform nutzen. Das bedeutet, dass Nutzereingaben und relevanter Kontext zur Verarbeitung an solche Anbieter übermittelt werden können.

KI-generierte Antworten können unvollständig, ungenau, veraltet, irreführend oder für eine bestimmte Situation ungeeignet sein. KI-unterstützte Funktionen stellen keine rechtliche, medizinische, psychologische, therapeutische, finanzielle, steuerliche oder sonstige regulierte professionelle Beratung dar.

CoachScape nutzt KI-Funktionen nicht, um automatisierte Entscheidungen zu treffen, die rechtliche Wirkungen oder ähnlich erhebliche Auswirkungen für Nutzerinnen und Nutzer haben.

Weitere Informationen finden sich in der KI-Transparenz-Erklärung.

9. Cookies, Local Storage und Einwilligungseinstellungen

CoachScape verwendet Cookies, Local Storage und ähnliche Technologien.

Diese Technologien können verwendet werden für:

• Authentifizierung,
• Sicherheit,
• technischen Plattformbetrieb,
• Spracheinstellungen,
• lokale Entwurfsspeicherung,
• Einwilligungseinstellungen,
• Analyse, sofern eine Einwilligung erteilt wurde,
• Plattformfunktionalität.

Nutzerinnen und Nutzer können ihre Einstellungen für nicht erforderliche Cookies und ähnliche Technologien über die CoachScape Cookie-Einstellungen verwalten.

CoachScape-kontrollierte Analyseereignisse und ExplorerActivity-Themenaufrufe sind an die Analyse-Einwilligung gebunden.

Einige plattformseitige technische Ereignisse der zugrunde liegenden technischen Plattform, etwa Initialisierung, Heartbeat oder Sitzungsdauer, können im Rahmen des Betriebs der technischen Plattform auftreten. CoachScape dokumentiert dies transparent und beschränkt nicht erforderliches Tracking, soweit dies technisch kontrollierbar ist.

CoachScape verwendet lokal gehostete Schriftdateien für die zentrale Website-Typografie. Das bedeutet, dass die wichtigsten Schriftarten aus der technischen Umgebung von CoachScape geladen werden und zur Laufzeit nicht von Google-Fonts-Servern abgerufen werden.

Weitere Informationen finden sich in der Cookie-Richtlinie.

10. Analyse und Messung der Plattformnutzung

CoachScape kann Analyse verwenden, um zu verstehen, wie Nutzerinnen und Nutzer mit der Plattform interagieren, und um Funktionen, Inhalte, Benutzerfreundlichkeit und Nutzererfahrung zu verbessern.

CoachScape-kontrollierte Analyseereignisse werden nur ausgelöst, wenn die Nutzerin oder der Nutzer über die Cookie-Einstellungen eine Analyse-Einwilligung erteilt hat.

Analyseereignisse können zum Beispiel Interaktionen mit Themenkacheln, Themenseiten, Abonnementseiten oder ähnlichen Plattformfunktionen umfassen.

Wenn keine Analyse-Einwilligung erteilt wurde, sollten CoachScape-kontrollierte Analyseereignisse nicht ausgelöst werden.

Die zugrunde liegende technische Plattform kann weiterhin begrenzte plattformseitige technische Telemetrie verarbeiten, die für den Plattformbetrieb erforderlich ist, etwa Initialisierung, Heartbeat oder Sitzungsdauer. Wenn zusätzliche Kontrollmöglichkeiten verfügbar werden, kann CoachScape seine Einwilligungsimplementierung entsprechend anpassen.

11. E-Mails und Newsletter

CoachScape kann servicebezogene E-Mails senden, darunter:

• kontobezogene Nachrichten,
• Plattformbenachrichtigungen,
• Einladungsemails,
• Benachrichtigungen zu Einreichungen oder Moderation,
• Support-Antworten,
• rechtliche oder datenschutzbezogene Kommunikation.

CoachScape kann außerdem Newsletter oder Informations-E-Mails versenden, sofern die Nutzerin oder der Nutzer eingewilligt hat oder eine andere gültige Rechtsgrundlage besteht.

Nutzerinnen und Nutzer sollten Newsletter abbestellen oder Marketing-Einwilligungen widerrufen können. Servicebezogene E-Mails, die für Konto- oder Plattformbetrieb erforderlich sind, können weiterhin versendet werden, auch wenn eine Nutzerin oder ein Nutzer Newsletter abbestellt.

Der E-Mail-Versand kann über einen externen E-Mail-Dienstleister wie Resend oder einen vergleichbaren Anbieter erfolgen.

12. Öffentliche Profile und öffentliche Inhalte

Bestimmte Informationen auf CoachScape können öffentlich sichtbar sein, insbesondere:

• Coach-Profile,
• Unternehmens- oder Institutsprofile,
• professionelle Beschreibungen,
• zur Veröffentlichung eingereichte öffentliche Inhalte,
• Artikel,
• Toolbox-Elemente,
• White Paper,
• Veranstaltungen,
• Trainings,
• Kommentare oder andere öffentliche Beiträge, sofern aktiviert.

Nutzerinnen und Nutzer sollten nur Informationen veröffentlichen, mit deren öffentlicher Sichtbarkeit sie einverstanden sind und zu deren Veröffentlichung sie berechtigt sind.

Explorer-Profile sind als privat vorgesehen, sofern eine Funktion nicht ausdrücklich etwas anderes angibt.

13. Nutzergenerierte Inhalte und Moderation

Nutzerinnen und Nutzer können Inhalte auf CoachScape einreichen, hochladen oder veröffentlichen.

CoachScape kann nutzergenerierte Inhalte prüfen, moderieren, genehmigen, ablehnen, entfernen, einschränken oder archivieren, soweit dies erforderlich ist, um die Plattform zu betreiben, Nutzerinnen und Nutzer zu schützen, Plattformregeln durchzusetzen, geltendes Recht einzuhalten oder Rechte Dritter zu schützen.

Moderationsdaten können eingereichte Inhalte, Prüfstatus, Zeitstempel, Informationen zu prüfenden Personen, Ablehnungsgründe, Meldungen und zugehörige Kommunikation umfassen.

14. Datenweitergabe und Dienstleister

CoachScape kann personenbezogene Daten an Dienstleister weitergeben, soweit dies für den Betrieb der Plattform erforderlich ist.

Solche Dienstleister können insbesondere sein:

• Anbieter technischer Plattforminfrastruktur,
• Hosting-Anbieter,
• Datenbank- und Authentifizierungsanbieter,
• Datei- und Medienspeicheranbieter,
• E-Mail-Versanddienstleister,
• KI-Modell- oder KI-Infrastrukturanbieter,
• Analyse- oder Telemetrieanbieter, soweit anwendbar,
• Sicherheits-, Wartungs- oder Supportanbieter,
• rechtliche, steuerliche oder professionelle Berater, soweit erforderlich.

Dienstleister sollen personenbezogene Daten nur verarbeiten, soweit dies für die Bereitstellung ihrer Dienste erforderlich ist und auf Grundlage geeigneter vertraglicher oder gesetzlicher Schutzmaßnahmen.

CoachScape verkauft keine personenbezogenen Daten an Werbetreibende.

15. Internationale Datenübermittlungen

CoachScape wird aus dem Fürstentum Andorra betrieben und kann technische Dienstleister nutzen, die Daten in anderen Ländern verarbeiten.

Wenn personenbezogene Daten international übermittelt werden, ist CoachScape bestrebt sicherzustellen, dass geeignete Schutzmaßnahmen bestehen, abhängig vom Zielland, Dienstleister und den anwendbaren rechtlichen Anforderungen.

Solche Schutzmaßnahmen können Angemessenheitsbeschlüsse, Standardvertragsklauseln, vertragliche Verpflichtungen oder andere rechtlich anerkannte Übermittlungsmechanismen umfassen, soweit anwendbar.

16. Speicherdauer

CoachScape speichert personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist, sofern keine längere Speicherdauer gesetzlich vorgeschrieben oder erlaubt ist.

Speicherfristen können von der Art der Daten und dem jeweiligen Zweck abhängen.

Der folgende Aufbewahrungsplan bietet einen Überblick über typische Speicherfristen für verschiedene Datenkategorien:

Wenn Daten nicht mehr benötigt werden, kann CoachScape sie löschen, anonymisieren oder einschränken, sofern keine Aufbewahrung erforderlich oder erlaubt ist.

17. Kontokündigung und Löschung

Nutzerinnen und Nutzer können die Nutzung von CoachScape jederzeit beenden.

Soweit eine Funktion zur Kontokündigung oder Kontolöschung verfügbar ist, können Nutzerinnen und Nutzer diese Funktion nutzen oder CoachScape per E-Mail kontaktieren.

Wenn ein Konto gelöscht oder gekündigt wird, kann CoachScape personenbezogene Daten löschen oder anonymisieren, soweit dies angemessen ist.

Bestimmte Daten können aufbewahrt werden, wenn dies für rechtliche Verpflichtungen, Dokumentation, Sicherheit, Streitbeilegung, Schutz von Rechten Dritter oder berechtigte geschäftliche Zwecke erforderlich ist.

Veröffentlichte Inhalte, Moderationsunterlagen oder Kommunikationsdaten können je nach Kontext, betroffenen Rechten und Plattformregeln gesondert behandelt werden.

18. Rechte der Nutzerinnen und Nutzer

Je nach anwendbarem Recht können Nutzerinnen und Nutzer Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten haben, darunter:

• Recht auf Auskunft,
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten,
• Recht auf Löschung,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Recht auf Datenübertragbarkeit,
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung,
• Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

Nutzerinnen und Nutzer können CoachScape unter hello@coachscape.net kontaktieren, um Datenschutzrechte auszuüben.

CoachScape kann die Identität der anfragenden Person überprüfen müssen, bevor bestimmte Anfragen beantwortet werden.

Einige Rechte können gesetzlichen Einschränkungen oder Ausnahmen unterliegen.

19. Sicherheit

CoachScape verwendet technische und organisatorische Maßnahmen, die darauf ausgerichtet sind, personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.

Diese Maßnahmen können Zugriffskontrollen, Authentifizierungsmechanismen, rollenbasierte Berechtigungen, Row-Level-Security, sichere Plattforminfrastruktur und administrative Prüfprozesse umfassen.

Kein digitaler Dienst kann absolute Sicherheit garantieren. Nutzerinnen und Nutzer sollten sichere Passwörter verwenden, Zugangsdaten vertraulich behandeln und CoachScape informieren, wenn sie einen unbefugten Zugriff auf ihr Konto vermuten.

20. Kinder und Minderjährige

CoachScape richtet sich an Erwachsene und professionelle Nutzerinnen und Nutzer.

CoachScape richtet sich nicht an Kinder. Nutzerinnen und Nutzer sollten kein Konto erstellen oder personenbezogene Daten einreichen, wenn sie rechtlich nicht zur Nutzung der Plattform berechtigt sind.

Wenn CoachScape feststellt, dass personenbezogene Daten eines Kindes ohne geeignete Rechtsgrundlage oder Einwilligung verarbeitet wurden, kann CoachScape diese Daten löschen oder einschränken.

21. Externe Links

CoachScape kann Links zu externen Websites, Diensten, Profilen, Ressourcen oder Angeboten enthalten, die von Dritten betrieben werden.

CoachScape ist nicht verantwortlich für Datenschutzpraktiken, Inhalte, Verfügbarkeit oder Sicherheit externer Websites oder Dienste Dritter.

Nutzerinnen und Nutzer sollten die Datenschutzerklärungen externer Dienste prüfen, bevor sie diese nutzen.

22. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

CoachScape kann diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, etwa um Änderungen der Plattform, rechtliche Anforderungen, Dienstleister, Cookies, KI-Funktionen, Analyse oder des Geschäftsmodells abzubilden.

Die jeweils geltende Fassung wird auf der Plattform bereitgestellt.

Wenn Änderungen registrierte Nutzerinnen oder Nutzer wesentlich betreffen, kann CoachScape zusätzlich informieren.

23. Kontakt

Für datenschutzbezogene, rechtliche und plattformbezogene Anfragen können Nutzerinnen und Nutzer CoachScape per E-Mail kontaktieren:

E-Mail: hello@coachscape.net